Подтверждать командировочные расходы можно и электронными документами

konejota / Depositphotos.com

О порядке оформления первичных учетных документов для целей налогообложения рассказал Минфин России в своем письме (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 8 августа 2019 г. № 03-03-06/1/59877).

Обязанность работодателя возмещать работнику расходы при направлении его в служебную командировку установлена трудовым законодательством (ст. 168 Трудового кодекса). К ним можно отнести расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В налоговом учете такие затраты относят к прочим, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса). При этом они должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Поэтому, как напоминает Минфин России, документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах при пребывании работника в служебной командировке, должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Так, например, документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать установленные реквизиты (установлены правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112). При этом они могут быть составлены как в бумажном, так и в электронном виде (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом законодательством также установлено, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ)

А значит, по мнению министерства, расходы работника в командировке могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией, в случае их оформления документами не только в бумажном виде, но и в электронном, при условии обоснованности таких расходов.