Первичные учетные документы можно подписывать простой электронной подписью

PORTRAIT IMAGES ASIA BY NONWARIT / Shutterstock.com

Минфин России разъяснил, что хозяйствующие субъекты при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 17 июля 2017 г. № 03-03-06/1/45323).

Напомним, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса).

В свою очередь каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"; далее – Закон № 402-ФЗ).

При этом первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В то же время отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий законодательно регулируются (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи"; далее – Закон № 63-ФЗ). Законом, в частности, установлено, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

При этом нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона № 63-ФЗ.

В данной норме содержатся требования к документу, подписанному простой электронной подписью. Для признания документа таковым должно быть соблюдено одно из следующих условий:

• простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
• ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание или отправка электронного документа, и в созданном или отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан или отправлен электронный документ (п. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).